Die korrekte Aufbewahrung Ihres elektronischen Schriftverkehrs
E-Mails können Geschäfts- oder Handelsbriefe darstellen, aber auch steuerrechtlich von Bedeutung sein. Gemäß §§ 238 Abs. 2 und 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB ist der Kaufmann verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten und geordnet aufzubewahren. Das Gleiche gilt gem. § 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB auch für die empfangenen Handelsbriefe.
Was sind Handelsbriefe und was fällt alles unter diese Bezeichnung?
Handelsbriefe sind gem. § 257 Abs. 2 HGB alle Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Gemäß § 257 Abs. 3 HGB können mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse diese Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Diese müssen allerdings den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Außerdem muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen. Auch wichtig: Sie müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
Herr über die E-Mail-Flut werden mit einem Archivsystem
Soweit die E-Mails steuerrechtlich von Bedeutung sind, gelten für die Speicherung die Vorschriften der Abgabenordnung. In diesem Zusammenhang ist insbesondere auf die Aufzeichnungs- und Ordnungsvorschriften des zweiten Abschnittes (§§145 ff. AO) hinzuweisen. Ergänzende Hinweise finden sich in den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) von 14.11.2014 – IV A 4 – S 0316/13/10003, die auch für steuerrechtlich relevante E-Mails gelten.
Diese Ordnungsvorschriften lassen sich allein schon aufgrund des inzwischen erreichten Volumens an E-Mails nicht mehr mit einer Ablage in einer einfachen Ordnerstruktur erfüllen. Vielmehr verlangen diese Vorschriften auch für E-Mails eine Archivierungslösung, die eine sichere und unveränderbare Speicherung sowie eine jederzeitige Verfügbarkeit gewährleistet (siehe auch BITKOM-Leitfaden E-Mail-Archivierung).
Unabhängig davon, ob E-Mails in von der allgemeinen Archivierung getrennten Archivsystemen archiviert werden oder nicht, gelten für die E-Mail-Archivierung die gleichen rechtlichen Anforderungen wie für ein allgemeines Dokumentenmanagementsystem. Für die Prüfung der rechtlichen und der technisch-organisatorischen Fragen kann deshalb auch für die E-Mail-Archivierung unsere Checkliste zum Dokumentenmanagementsystem verwendet werden. Bei der Archivierung von E-Mails kommen lediglich einige besondere Fragen hinzu, die in der nachstehenden Checkliste behandelt werden.
Welches Archivierungssystem wird eingesetzt?
Soweit steuerrechtlich relevante E-Mails archiviert werden, ist es nicht ausreichend, diese lediglich in einer festgelegten Ordnerstruktur abzulegen. Verlangt ist vielmehr ein elektronisches Archivsystem, das die Anforderungen an eine sichere und ordnungsgemäße Archivierung im Sinne der Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung und der GoBD erfüllt. Wird ein elektronisches Archiv in diesem Sinne eingesetzt, werden durch die Maßnahmen zur ordnungsgemäßen Archivierung schon viele datenschutzrechtliche Anforderungen miterfüllt.
Werden auch E-Mails mit personenbezogenen Daten archiviert, gegebenenfalls zu Personengruppen wie Kunden, Geschäftspartnern, Beschäftigten, Bewerbern?
Es ist denkbar, dass E-Mails nur zu bestimmten Geschäftsprozessen archiviert werden. Der Datenschutzbeauftragte stellt deshalb zunächst fest, ob von der E-Mail-Archivierung auch solche mit personenbezogenen Daten erfasst werden. Ist dies nicht der Fall, ist das E-Mail-Archivierungssystem nicht Gegenstand datenschutzrechtlicher Prüfungen.
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