Multifunktionsdrucker: unterschätzte Schnittstelle im Datenschutz

Multifunktionsdrucker stehen in vielen Unternehmen noch immer im Schatten anderer IT-Systeme. Dabei verarbeiten sie täglich Verträge, Personaldokumente, Präsentationen und Scans mit personenbezogenen Daten. Moderne Geräte speichern, übertragen und verarbeiten diese Inhalte nicht nur lokal, sondern häufig auch über Netzwerk-, Wartungs- und Cloud-Funktionen. Für Datenschutzbeauftragte bedeutet das: Die Druckerflotte gehört in denselben Blick wie Endgeräte, Server und Cloud-Plattformen.

Mehr als Kopieren, Drucken und Scannen

Das frühere Bild vom einfachen Bürogerät greift nicht mehr. Aktuelle Multifunktionsdrucker sind eigenständige IT-Systeme. Sie arbeiten mit Betriebssystemen, internen Speichern, Netzwerkdiensten und zum Teil mit cloudbasierten Zusatzfunktionen.

Damit werden sie zu Knotenpunkten im Unternehmensnetz. Zugleich entstehen Stellen, an denen personenbezogene oder vertrauliche Informationen abfließen können. Jeder Druckauftrag, jeder Scan und jede Kopie kann Spuren hinterlassen, etwa auf geräteinternen Speichern, in Administrations- und Wartungsportalen oder in Cloud-Diensten.

Technisch sind viele Geräte ähnlich selbstverständlich mit dem Netzwerk verbunden wie Laptops oder Tablets. Sie erhalten Online-Updates, lassen Remote-Wartung zu oder speichern gescannte Dokumente automatisch in Hersteller- oder Drittanbieter-Clouds. Gerade hier fehlt in der Praxis häufig die klare Übersicht, welche Daten wohin übertragen werden und wer darauf zugreifen kann.

Der blinde Fleck in Sicherheitsrichtlinien

Firewalls, mobile Endgeräte und Cloud-Plattformen sind in vielen Sicherheitskonzepten detailliert beschrieben. Druckerflotten werden dagegen oft nur als Infrastruktur betrachtet und nicht als eigenes Risiko geführt. Das ist problematisch, weil Multifunktionsdrucker dieselben Grundfragen aufwerfen wie andere vernetzte IT-Systeme: Schutz vor Ausspähen, Schutz vor Manipulation und Schutz vor Missbrauch als Zugangspunkt ins interne Netz.

Das BSI behandelt Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte deshalb als relevante Komponenten der IT-Infrastruktur. Sie verarbeiten häufig vertrauliche Informationen und müssen ebenso in die Druck- und Scan-Infrastruktur eingebunden und geschützt werden wie andere Systeme im Informationsverbund.

Besonders kritisch sind interne Festplatten und andere nichtflüchtige Speicher. Auf ihnen können vertrauliche Dokumente auch dann verbleiben, wenn der Auftrag längst erledigt ist. Werden Leasinggeräte zurückgegeben oder Geräte ausgetauscht, ohne die Speicher nachweisbar zu löschen oder zu vernichten, entsteht ein erhebliches Datenschutzrisiko. Hinzu kommen Cloud-Dienste für Texterkennung, Übersetzung oder Inhaltsanalyse, bei denen Daten je nach Anbieter und Konfiguration an externe Server übermittelt werden können, auch außerhalb der EU.

Wo Daten unbemerkt abfließen können

Der Datenabfluss beginnt nicht erst bei einem auffälligen Sicherheitsvorfall. Er kann schon bei alltäglichen Vorgängen entstehen: eine Präsentation für ein Meeting, der Scan eines Vertragsentwurfs oder die Kopie einer Personalakte. Was wie eine einfache Bürohandlung wirkt, kann technisch eine Verarbeitungskette mit mehreren Stationen auslösen.

Remote-Wartungsdienste übertragen beispielsweise Protokolldaten, Konfigurationsinformationen und in bestimmten Konstellationen auch Inhalte, die in Cloud-Umgebungen gespeichert wurden. Scan-to-Cloud-Funktionen leiten Dateien häufig über externe Systeme, bevor sie im gewünschten Zielordner ankommen. Offene Netzwerkdienste, unzureichend abgesicherte Weboberflächen oder falsch konfigurierte WLAN-Anbindungen können ein Gerät zusätzlich zu einem unkontrollierten Zugang ins Netz machen.

Besonders kritisch ist es, wenn Scan-Inhalte automatisiert in Cloud- oder KI-Diensten verarbeitet werden. Ohne vertragliche, technische und regionale Klärung bleibt offen, wer Zugriff hat, wo die Verarbeitung stattfindet und ob die Daten ausschließlich für den beauftragten Zweck genutzt werden.

Warum Drucker in Datenschutz- und Sicherheitskonzepte gehören

Unternehmen müssen Datenverarbeitungen nachvollziehbar steuern können. Dieser Anspruch ergibt sich nicht nur aus der DSGVO. Auch NIS2 und branchenspezifische Anforderungen erhöhen den Druck, technische Systeme vollständig zu erfassen, Risiken zu bewerten und geeignete Schutzmaßnahmen nachweisbar umzusetzen.

Der Europäische Datenschutzausschuss hat 2026 ein DSFA-Template zur öffentlichen Konsultation gestellt. Es verlangt unter anderem, den Umfang der DSFA sowie einbezogene und nicht einbezogene Verarbeitungsteile nachvollziehbar zu dokumentieren.

Wer die Datenschutzrisiken realistisch bewerten will, sollte die Druckerflotte daher als Teil der IT- und Datenschutzarchitektur behandeln. Dazu gehört eine klare Inventarisierung, eine Prüfung der Speicher- und Cloud-Funktionen, geregelte Wartungszugriffe, sichere Netzwerkkonfigurationen und ein belastbares Verfahren für Austausch, Rückgabe und Entsorgung. Multifunktionsdrucker sind längst vernetzte, cloudfähige Computersysteme mit direktem Zugriff auf sensible Unternehmensdaten. Genau so sollten sie auch behandelt werden.